16.弥生会計ソフトの機能と思わぬ落とし穴

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16.弥生会計ソフトの機能と思わぬ落とし穴

2014年9月29日[更新:2019年7月26日]

「弥生会計」ソフトにはたくさんの便利な機能がありますが、実はあまり周知されているとはいえません。会計事務所から適正な指導を受けている会社は問題ありませんが、自社ですべてを行っている会社は、せっかく弥生会計を使っていても、効率の悪い入力作業や決算時の消費税計算で、思わぬ落とし穴にはまってしまうケースがあり、注意が必要です。

「弥生会計」ソフトにはたくさんの便利な機能がありますが、実はあまり周知されているとはいえません。会計事務所から適正な指導を受けている会社は問題ありませんが、自社ですべてを行っている会社は、せっかく弥生会計を使っていても、効率の悪い入力作業や決算時の消費税計算で、思わぬ落とし穴にはまってしまうケースがあり、注意が必要です。

便利な機能を使い切れてない会社

この企業の社長は、先代社長より16年前に経営を引継ぎました。半世紀以上の歴史を持つ会社で、自己資本は厚く、安定した経営を行っていました。そんな中で会社整理のご相談を受けました。

新規のお客様の経理担当者と打合せをした時の話です。

弥生会計の入力内容を一緒に精査しながら、経理担当者の入力の仕方を見ていると、弥生会計マニュアルを2ページくらいしか読まれていないと思われるほど、わずかな機能しか使えていないことに気づきました。

忙しい経理担当者がマニュアルを十分に読み込んで、すべての機能を効率的に使うことはなかなか難しいと思いますが、2つ、3つやり方を変更して覚えていただくだけで、入力作業のスピードは今の2倍~3倍になるのではないかと思い、ご指導させていただきました。

科目設定とサーチキーを使った勘定科目選択

その会社では、弥生会計をインストール後、そのままの状態(初期状態)で使用していました。通常、初期の状態では一般的な会計科目しか登録されておらず、またサーチキーもごく一般的なものだけです。

まずは会社独自の会計ソフトにカスタマイズすることが大事です。カスタマイズと言ってもそんなに難しいことではありません。使用しない科目を削除し、検索しやすいサーチキーに登録し直すだけです。

たとえば、現金出納帳の入力で「消耗品費」を選ぶとき、あるいは「支払手数料」を選ぶとき、たくさんの科目の中からマウスでクルクルしながら科目を探して入力されていませんか。そのやり方をサーチキー検索にするだけで勘定科目を選ぶ時間を大幅にカットできます。

取引辞書で何度も出てくる仕訳や摘要を登録

会計ソフトの入力で、何度も繰り返しの作業をしていると感じたことはありませんか。

タクシー代の領収書を現金出納帳で入力するとします。その会社では「旅費交通費」を選択した後、摘要欄に「タクシー代」と打ち込んでいました。また、預金出納長で入力するときは「支払手数料」を選択した後、摘要欄に「振込手数料」と打ち込んでいました。このような毎月必ず出てくるような領収書や通帳の内容などについては、あらかじめ取引辞書に登録しておくことによって、摘要欄に何度も内容を打ち込む必要がなくなります。

取引辞書には、仕訳辞書、伝票辞書、摘要辞書などがあります。それぞれ特徴がありますがどれも登録すると入力作業を効率的に行うことができます。

まとめ

会社独自で会計をされていることは素晴らしいことです。しかし、会計事務所と接点がない会社では、経理処理や入力処理についての不安を相談できなかったり、非効率に気づいていなかったり、意外な落とし穴があるものです。会計事務所と接点を持ち、適切なアドバイスを受けることで、社内の実務がぐんと効率的になることは少なくありません。

昨今は、会計のクラウド化というのも大きく取り上げられています。弥生会計には「弥生ドライブ」というデータ共有サービスがあり、会計事務所と会計データをリアルタイムで共有することもできます。行ったり来たりしなくても、専門家の目で状況や課題をチェックでき、会社は随時適切なアドバイスを受けられるので、非常に便利です。

自社の経理作業について、改めて見直す機会を持ってみてはいかがでしょうか。

※事例につきましては、掲載時点での法令に則った内容となっております。

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